لازم به ذکر است که برای تنظیم صورت جلسه اطلاعات مربوط به مدارک هویتی تمام اعضای شرکت ، روزنامه رسمی و تمامی تغییرات شرکت الزامی می باشد همچنین باید بدانید تمامی شرکا باید رضایت به انحلال شرکت دهند و امضای تمامی اعضای شرکت باید زیر صورتجلسه باشد . سهامداران شرکت باید با توجه به مقررات یک صورتجلسه تحت عنوان مجمع عمومی فوق‌‌العاده تنظیم کنند و آن را به همراه سایر مدارکی که ذکر شد به اداره ثبت شرکتها تحویل دهند. پس از آن اداره درخواست را بررسی می‌کند و درصورت صحت موارد و مدارک، برای انحلال اقدام می‌کند. در این مرحله با انتشار آگهی در روزنامه رسمی یا کثیرالانتشار که آگهی‌های شرکت همیشه در آن منتشر شده، به اطلاع صاحبان سهام می‌رسد که شرکت در حال انحلال است. دادخواست انحلال شرکت تضامنی یکی از دعاوی حقوقی در مورد شرکتها است که در دادگاه حقوقی قابل طرح است.
- مراجعه به سامانه اداره ثبت ، منو ثبت صورتجلسه و طی مراحلی که بیشتر ورود اطلاعات می باشد.
- فتوکپی شناسنامه مدیر تصفیه هرگاه مدیر تصفیه خارج از سهامداران انتخاب شده باشد.
- نام مدیر یا مدیران تصفیه نیز باید در کلیه اوراق و آگهی‌های مربوط به مجموعه قید شود.
- وقتی که شرکت موضوعی را که برای آن تشکیل شده است، انجام ندهد یا انجام آن غیر ممکن شده باشد.
- در برخی شرکت ها در زمان تاسیس برای فعالیت شرکت، مدت زمانی در اساسنامه شرکت مشخص می شود که شرکت تا این تاریخ می تواند فعالیت داشته و پس از این تاریخ شرکت اعتباری ندارد و باید فعالیت شرکت متوقف شود.
- اشخاص حقیقی نیازی به تنظیم صورتجلسه ندارند و درخواست موسس مجموعه برای این منظور کافی خواهد بود.
در صورت فوت یا محجوریت یکی از شرکای ضامن مشروط بر این که انحلال شرکت در این موارد در اساسنامه تصریح شده باشد. بدهی های شرکت در صورتی که مسلم باشند، متصدی تصفیه خواهد پرداخت و در غیر این صورت، مدعیان را برای دریافت آن ها باید به دادگاه مراجعه کنند. گاهی انجام موضوعی که شرکت برای آن تشکیل شده غیر ممکن میشود و یا موضوعی که شرکت برای آن تشکیل شده پایان می یابد.
انحلال شرکت ها
هر کس که به عنوان شریک ضامن وارد شرکت تضامنی شود متضامنا با سایر شرکا مسوول پرداخت قروضی خواهد بود که قبل از ورود وی حاصل شده و اعم از این که تغییری در نام شرکت داده شده یا نداده شده باشد. صورتجلسه ثبت شرکت به همراه دیگرمدارک برای اداره مالکیت صنعتی ارسال می گردد. تصمیمات مجمع باید با رعایت ماده ۲۰۷ این قانون ظرف مدت ۵ روز از طرف مدیران تصفیه به مرجع ثبت شرکت ها اعلام گردد. در اولین مرحله مجمع عمومی فوق العاده برای درخواست ثبت انحلال شرکت تشکیل می گردد. در این مجمع می بایست تمامی اعضاء هیئت مدیره و صاحبان سهام حضور داشته باشند در غیر اینصورت باید آگهی دعوت به مجمع در روزنامه کثیرالانتشار شرکت به چاپ برسد. در مواقعی که شرکت ثبت شده است اما از زمان ثبت شرکت، هیچ فعالیتی در مورد موضوع شرکت انجام نشده باشد یا اینکه در مدت بیش از یک سال فعالیت شرکت متوقف شده باشد، در هر دو صورت افراد ذینفع در شرکت می‌توانند انحلال شرکت را از دادگاه در خواست نمایند.
الف مدارک ثبت انحلال شرکت با مسئولیت محدود :
شرکا می‌توانند از طریق تغییر مدت زمان فعالیت شرکت در اساسنامه و یا تنظیم صورتجلسه انحلال شرکت، به فعالیت شرکت خود به صورت رسمی پایان دهند. پس از تنظیم صورت جلسه و تعیین مدیر تصفیه، انحلال شرکت در روزنامه رسمی چاپ و اعلام عمومی میشود. بنابراین طبیعی است که وقتی آن پروژه‌ها به اتمام می‌رسند و یا امکان انجام دادن آنها از بین می‌رود، این مجموعه‌ها به سرعت منحل شوند. همچنین کمپانی‌های غیرفعال پس از پایان یافتن مدت فعالیت خود و اقدام نکردن برای تمدید آن خود به خود منحل خواهند شد.
پس از این مرحله باید ثبت انحلال شرکت در روزنامه رسمی کشور و روزنامه کثیر الانتشار مربوط به آگهی‌های شرکت، آگهی شده و به اطلاع عموم مردم برسد. اگر در اثر زیانهای وارده حداقل نصف سرمایه شرکت سهامی از بین رفته باشد، هیات مدیره مکلف به دعوت از مجمع عمومی فوق العاده جهت انحلال یا کاهش اجباری سرمایه می باشد. از تاریخ تقسیم، طلبکاران شرکت دیگر حقی نسبت به شرکت ندارند و اگر طلبی از آن ها باقی مانده باشد باید از شرکای سابق مطالبه کنند؛ اما این طلبکاران نیز باید بعد از گذشت مدت کوتاهی از انحلال شرکت از تعرض مصون باشند. در صورتی که به واسطه ضررهای وارده، نصف سرمایه شرکت از بین رفته و یکی از شرکاء تقاضای انحلال کرده و محکمه دلایل او را موجه دیده و سایر شرکاء حاضر نباشند سهمی را که در صورت انحلال به او تعلق می گیرد پرداخته و او را از شرکت خارج کنند.
بعد از منحل کردن شرکت و درج آگهی انحلال در روزنامه رسمی، مدیر تصفیه باید به سایت اداره دارایی مراجعه و اظهارنامه انحلال شرکت ( اظهارنامه ۱۱۴ و ۱۱۶ ) را تکمیل و تحویل اداره مالیات جهت تعیین تکلیف بدهی های مالیاتی شرکت، بدهد. میزان مالیات شرکت بعد از تحویل اظهارنامه و بررسی توسط کارشناس مربوطه مشخص می گردد و رقم قابل حدسی برای آن وجود ندارد. نکته دیگری که باید در هنگام انحلال شرکت مسئولیت محدود به آن توجه داشته باشید این است؛ در بعضی از موارد شاهد این هستیم که دو نفر از شرکا در مجموع سهمی بالاتر از 50% دارند، در این حالت در صورت امضاء این دو نفر انحلال آن شرکت امکان پذیر خواهد بود و نیازی به امضاء دیگران نیست. بنده مدیر تصفیه شرکت سهامی خاص با تعداد سه نفر سهامدار هستم که حکم ورشکستگی شرکت از سوی دادگستری صادر شده و دادگستری نیز بنده را طی حکمی بعنوان مدیر تصفیه انتخاب نموده است ضمناً سهامداران شرکت هیچگونه مسئولیتی ندارند و تمامی امورات شرکت توسط مدیر تصفیه انجام می شود.
پس از منحل شدن شرکت، پروژه های در دست اجرا و ناتمام باید تکمیل شود زیرا شرکت باید تا پایان قرارداد به وظایف خود عمل نموده و پروژه هایی را که به آن ها متعهد است تا حصول نتیجه ادامه دهد. وظیفه کلی مدیر تصفیه این است که اموال و مطالبات شرکت را جمع آوری و تبدیل به نقد کند، بدهی‌های شرکت را به طلبکاران آن بپردازد و باقی مانده دارایی شرکت را میان شرکا تقسیم کند. به موجب ماده 201 قانون مذکور در موارد زیر هر ذینفعی می¬تواند انحلال شرکت سهامی را از دادگاه بخواهد.
یکی قبل از تشکیل مجمع عمومی فوق العاده برای انحلال شرکت و دیگری شش ماه بعد از این که شرکت منحل شد. اگر تصمیم به انحلال شرکت خود گرفته اید باید نسبت به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده اقدام نموده و در آن مجمع، صورتجلسه انحلال شرکت سهامی خاص خود را تنظیم نمایید. یکی از مراحل انحلال شرکت با مسئولیت محدود این است که همه شرکا باید صورتجلسه انحلال شرکت را امضا نمایند. شرایط انحلال شرکت ممکن است با اراده افراد و شرکاء ایجاد شود و یا در مواردی ممکن است از اراده آنها خارج باشد و در شرایطی خاص (فوت شرکاء، برشکستگی و….) که به آن اشاره خواهد شد ایجاد شود .